So arbeiten Kanzleien mit KanzleiPro

KanzleiPro ersetzt keine Kanzleisoftware und keinen Arbeitsplatz. Es setzt sich vor die Arbeit, die ungeplant über Outlook hereinkommt: erkennen, fachlich einordnen, Erledigung vorbereiten. Was danach passiert, entscheidet weiterhin Ihr Haus. Diese Seite beschreibt, wie die Einführung abläuft und wer dabei was übernimmt.

So läuft der Start

WOCHE 1

Kickoff und Zugänge

Einrichtung, Rechte und Anbindung an Outlook und das DMS – ohne Systemwechsel. Es wird festgelegt, welche Postfächer einbezogen werden und wer als Berufsträger freigeben darf.

WOCHE 2

Pilotteam startet

Ein Mandatsteam arbeitet produktiv. Alle Vorgänge laufen über die Risikospur; rote und schwarze Fälle gehen von Anfang an über die Freigabe.

WOCHE 4

Kanzleiweiter Rollout

Schulung, Vorlagen und Workflows werden auf die übrigen Teams ausgerollt. Der Kanzleistil aus den freigegebenen Entwürfen der ersten Wochen liegt dann bereits vor.

Wer welche Rolle hat

Berufsträger

Gibt Vorgänge der roten und schwarzen Risikospur frei. Ohne diese Freigabe verlässt kein Entwurf der beiden Stufen den Vorgang. Korrektur und Blockade verlangen eine Begründung, die im Protokoll stehen bleibt.

Sachbearbeitung

Arbeitet die grünen und gelben Vorgänge ab, prüft die vorbereiteten Entwürfe, korrigiert wo nötig – und versendet. Der letzte Klick liegt immer hier oder beim Berufsträger.

Fachliche Ansprechperson

Legt fest, welche Quellen im Kanzlei Vault gelten und welche Kanzlei-Vorlagen herangezogen werden. Entscheidet bei fachlichen Zweifelsfällen, wie das Haus sie behandelt sehen will.

IT oder Systembetreuung

Richtet die Postfachanbindung und die Rechte ein. Danach fällt in der Regel kein laufender Aufwand an; es entsteht kein zusätzliches System, das gepflegt werden müsste.

Was Sie für Woche 1 bereitlegen

Die Postfächer, aus denen Vorgänge übernommen werden sollen – heute je Nutzer, geteilte Postfächer sind noch nicht angebunden
Die Namen der Berufsträger, die freigeben dürfen, und die Zuordnung zu den Mandatsteams
Den Bestand an Kanzlei-Vorlagen und Arbeitshilfen, der in den Kanzlei Vault übernommen werden soll
Eine Handvoll typischer Vorgänge aus der Vergangenheit – daran wird geprüft, ob Klassifikation und Fristberechnung zu Ihrer Arbeitsweise passen
Die Entscheidung, ob Fristen zusätzlich in der DATEV-Fristenkontrolle geführt werden – die Übernahme dorthin ist heute Handarbeit

Was sich im Kanzleialltag ändert – und was nicht

Outlook bleibt Outlook

Die Kategorien und Entwürfe liegen im vorhandenen Postfach. Es gibt keine zweite Oberfläche, in der parallel gearbeitet werden müsste.

Kein automatischer Versand

Entwürfe werden nie automatisch versendet. Der letzte Klick gehört immer Ihnen – aus fachlicher und aus berufsrechtlicher Sicht.

Nachvollziehbar statt undurchsichtig

Zu jedem Vorgang liegt ein fortschreibendes Protokoll vor: Klassifikation mit Modell- und Regelversion, herangezogene Quellen, Fristberechnung mit angewandter Fassung, Korrekturen mit Grund und Freigaben mit Person und Zeitpunkt.

Übernahme nach DATEV bleibt Handarbeit

Die Rückschreibung in DATEV ist Phase 2. Bis dahin liegt bei jedem Vorgang eine Liste bei, was wohin zu übertragen ist – Ihre Leute müssen es nicht mehr herausfinden.

Einführung in Ihrer Kanzlei durchsprechen

In einer 30-minütigen Live-Demo gehen wir den Ablauf an Ihren eigenen Beispielfällen durch.

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